In 2026 hebben wij bij Accountantsverklaring alle Wmo en Jeugdwet verantwoordingen en controles afgerond. Dat klinkt als een administratieve mijlpaal, maar in de praktijk geeft het vooral iets anders: overzicht. Door meerdere controles naast elkaar te leggen, zie je patronen ontstaan die je in één losse opdracht niet altijd opmerkt. En precies die patronen vertellen het echte verhaal van de financiele productieverantwoording 2025..

Wat vooral opvalt, is dat veel organisaties hun werk inhoudelijk goed op orde hebben, maar dat de druk en timing in de laatste fase het verschil maken tussen soepel afronden en onnodige stress. Zoals een controller het mooi zei: “We doen het werk eigenlijk goed, maar we plannen het vaak te laat strak.”

Te laat beginnen blijft het grootste knelpunt

Het eerste wat telkens terugkomt is het moment van starten. Veel organisaties beginnen pas echt met voorbereiden in de tweede helft van maart. Tegen die tijd is er vaak al weinig ruimte meer om rustig te corrigeren of ontbrekende stukken op te vragen.

Organisaties die eerder beginnen, vaak al in de eerste helft van maart, ervaren een totaal ander proces. Daar is tijd om vragen rustig uit te zoeken en dossiers stap voor stap te verbeteren. Het verschil is opvallend groot. Een financieel medewerker verwoordde het zo: “Eerder beginnen voelt als luxe, maar het blijkt vooral rust te zijn.”

Dossiers zijn vaak net niet volledig genoeg

Een tweede duidelijke les zit in de kwaliteit van de dossiers. In veel controles zien we dat de basis aanwezig is, maar dat onderbouwing ontbreekt of versnipperd is opgeslagen.

Bij Wmo en Jeugdwet dossiers wordt standaard gekeken naar onderliggende verwijzingen en rechtmatigheid, waaronder bijvoorbeeld 301 en 315 verwijzingen bij de Jeugdwet. Als die informatie niet direct en volledig beschikbaar is, ontstaan er snel extra vragen en vertraging in de controle.

Wat hierbij steeds terugkomt, is dat het niet gaat om grote fouten, maar om volledigheid. Een dossier is vaak “bijna goed”, maar net niet controleerbaar genoeg.

Tijdregistratie blijft een kwetsbaar punt

Het derde belangrijke leermoment gaat over tijdregistratie en de onderbouwing van geleverde zorg. Vooral bij kleinere zorginstellingen zien we dat dit een gevoelig punt blijft.

Daar ontbreekt vaak een strikte functiescheiding, waardoor de onderbouwing van uren extra belangrijk wordt. Het is niet voldoende om alleen te registreren hoeveel tijd ergens aan besteed is. De accountant moet kunnen herleiden dat die tijd ook daadwerkelijk is besteed aan geleverde zorg.

In de praktijk betekent dit dat er per eenheid zorg een korte maar duidelijke onderbouwing nodig is. Bijvoorbeeld een notitie of registratie die laat zien wat er precies is gedaan. Zoals een accountant tijdens een controle zei: “Uren zonder context zijn in een controle eigenlijk niet bruikbaar.”

Wat goed gaat, gaat vaak structureel goed

Wat misschien nog wel het meest interessant is: organisaties die het goed doen, doen dat zelden toevallig. Zij hebben geen perfect systeem, maar wel een consistente werkwijze. Dossiers worden het hele jaar door bijgehouden, niet pas aan het eind. Tijdregistratie is onderdeel van het dagelijkse werk, niet van de afronding.

Daardoor ontstaat er rust in de controlefase. Minder herstelwerk, minder discussie en vooral minder tijdsdruk.

Tot slot

Nu wij alle Wmo en Jeugdwet verantwoordingen van 2026 hebben afgerond, blijft één conclusie duidelijk hangen. De kwaliteit van de controle wordt niet bepaald in de laatste weken, maar in de maanden ervoor.

Organisaties die eerder starten, hun dossiers volledig op orde hebben en tijdregistratie consequent onderbouwen, maken het verschil niet alleen in het eindresultaat, maar vooral in de weg ernaartoe.