Subsidiecontrole: zekerheid bij subsidieverantwoording

Wanneer je als organisatie subsidie ontvangt, ben je in veel gevallen verplicht om verantwoording af te leggen over de besteding van deze middelen. Zeker bij hogere subsidiebedragen of complexe projecten eisen subsidieverstrekkers vaak een extra controle: de subsidiecontrole door een onafhankelijke accountant. Na deze controle ontvang je een officiële controleverklaring, die aantoont dat de subsidie correct is besteed en verantwoord.

Een subsidiecontrole is een accountantscontrole die specifiek gericht is op de verantwoording van ontvangen subsidiegelden. Subsidieverstrekkers, zoals overheden, Europese fondsen of andere instanties, willen zeker weten dat de toegekende subsidies doelmatig en rechtmatig zijn gebruikt. Hiervoor vragen ze vaak om een controleverklaring van een onafhankelijke accountant.

Tijdens de subsidiecontrole beoordeelt de accountant of de subsidie volgens de subsidievoorwaarden is besteed. Dit gaat verder dan een reguliere jaarrekeningcontrole: er wordt gecontroleerd op specifieke eisen, zoals subsidiabele kosten, juiste besteding binnen de projecttermijn en naleving van regelgeving. De uitkomst van deze controle wordt vastgelegd in een controleverklaring, die je indient bij de subsidieverstrekker.

Een controle is niet altijd verplicht. De verplichting hangt af van de voorwaarden die in de subsidiebeschikking of subsidieovereenkomst zijn opgenomen. Vaak geldt de controleplicht bij:

• Subsidies boven een bepaald bedrag.

• Europese subsidies (zoals EFRO, ESF, Horizon Europe).

• Specifieke subsidieprogramma’s met aanvullende controle-eisen.

Ook kan een subsidieverstrekker achteraf steekproefsgewijs controles uitvoeren. Het is daarom van belang om direct vanaf de start van het project goed voorbereid te zijn en te zorgen dat de administratie voldoet aan de subsidievoorwaarden.

Het begint met een analyse van de subsidievoorwaarden en de bestedingsoverzichten die je als ontvanger hebt opgesteld. Vervolgens toetst de accountant of de opgevoerde kosten voldoen aan de subsidieregels. Hierbij wordt gekeken naar facturen, betalingen, urenregistraties en andere onderliggende documentatie.

De accountant voert steekproeven uit en onderzoekt of de kosten correct en rechtmatig zijn geboekt. Ook wordt gecontroleerd of het project is uitgevoerd binnen de afgesproken termijnen en of alle rapportages tijdig en volledig zijn ingediend. Na afloop van de controle ontvang je een controleverklaring. Deze verklaring is vaak een verplicht onderdeel van de subsidieverantwoording en wordt ingediend bij de subsidieverstrekker.

Ontvang je subsidie en moet je hierover verantwoording afleggen met een controleverklaring? Onze accountants zijn gespecialiseerd in subsidiecontroles en begeleiden je van begin tot eind. Wij zorgen ervoor dat jouw subsidiecontrole soepel en zonder zorgen verloopt, zodat je tijdig voldoet aan de eisen van de subsidieverstrekker.

Vraag vrijblijvend een offerte aan voor een controle. Je ontvangt snel een helder voorstel, inclusief alle stappen tot en met de officiële controleverklaring.