1. Inleiding

Bij Accountantsverklaring.nl vinden wij de bescherming van uw persoonsgegevens van groot belang. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen, en welke rechten u heeft ten aanzien van deze gegevens. Dit beleid geldt voor alle persoonsgegevens die u direct aan ons verstrekt of die wij ontvangen van derden in het kader van onze dienstverlening.

In dit document wordt met “Accountantsverklaring.nl” (ook aangeduid als “wij”, “ons” of “onze”) verwezen naar de entiteit Accountantsverklaring.nl B.V., gevestigd te Amsterdam. Accountantsverklaring.nl is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit beleid.

2. Gegevens die wij verzamelen en verwerken

Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens, afhankelijk van de relatie die u met ons heeft en het type diensten dat wij leveren. De persoonsgegevens die wij kunnen verwerken, omvatten onder andere:

• Identificatie- en contactgegevens: zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, en adresinformatie wanneer u contact met ons opneemt of gebruik maakt van onze diensten.
• Financiële gegevens: voor het leveren van diensten zoals het opstellen van accountantsverklaringen of financiële rapportages.
• Bedrijfsinformatie: gegevens over uw onderneming of organisatie, inclusief gegevens van medewerkers die relevant zijn voor onze dienstverlening.
• Technische gegevens: informatie verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën tijdens uw bezoek aan onze website.

Wij verwerken deze gegevens met de volgende doeleinden:

• Het aanbieden en leveren van onze diensten, zoals accountantsverklaringen en financiële advisering.
• Het onderhouden van onze klantrelaties en het uitvoeren van marketing- en promotieactiviteiten.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals administratieve en fiscale voorschriften.
• Het optimaliseren van onze website en het verbeteren van onze dienstverlening.

3. Rechtsgronden voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens door Accountantsverklaring.nl is gebaseerd op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van een overeenkomst: Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst, bijvoorbeeld bij het leveren van een accountantsverklaring.
• Toestemming: In gevallen waarin wij uw toestemming nodig hebben, zoals bij het verzenden van nieuwsbrieven, vragen wij u vooraf om expliciete toestemming.
• Wettelijke verplichting: Wij zijn soms verplicht persoonsgegevens te verwerken om te voldoen aan wettelijke voorschriften, zoals belastingwetgeving.
• Gerechtvaardigd belang: Wij kunnen uw gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld om onze diensten te verbeteren of om de beveiliging van onze systemen te waarborgen.

4. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Bij Accountantsverklaring.nl zetten wij ons in om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, of onbevoegde toegang. Dit omvat onder andere:

• Het gebruik van beveiligde verbindingen (SSL) en versleuteling om uw gegevens tijdens overdracht te beschermen.
• Strikte toegangscontroles, waarbij alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot uw gegevens.
• Regelmatige controles en audits van onze systemen en procedures om de beveiliging continu te verbeteren.
• Opleiding van medewerkers over gegevensbescherming en privacyregels om ervoor te zorgen dat zij in lijn handelen met de hoogste normen.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij delen gegevens met:

• Externe dienstverleners: zoals IT-partners die ons ondersteunen bij het beheer van onze infrastructuur en systemen. Deze partijen zijn contractueel verplicht om vertrouwelijk met uw gegevens om te gaan en de nodige beveiligingsmaatregelen te treffen.
• Samenwerkende accountants en zakelijke partners: wanneer dit nodig is voor specifieke opdrachten, bijvoorbeeld wanneer wij samenwerken met gespecialiseerde professionals.
• Overheidsinstanties of toezichthouders: wanneer dit vereist is op grond van wet- of regelgeving, bijvoorbeeld bij fiscale controles of wettelijke rapportages.
• Klanten: in gevallen waarin dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals bij het delen van rapportages.

Wij zorgen ervoor dat alle derden waarmee wij gegevens delen voldoen aan wettelijke eisen en dat zij de noodzakelijke maatregelen nemen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen.

6. Internationale doorgifte van gegevens

In sommige situaties kan het nodig zijn dat wij uw gegevens overdragen aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer wij samenwerken met internationale dienstverleners of partners. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat uw gegevens adequaat beschermd blijven door:

• Het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontracten voor gegevensoverdracht.
• Te controleren of de ontvangende partij gevestigd is in een land dat door de Europese Commissie als veilig wordt beschouwd.
• Aanvullende technische en organisatorische maatregelen te implementeren om uw gegevens te beschermen.

7. Bewaartermijnen van persoonsgegevens

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er een wettelijke verplichting is om de gegevens langer te bewaren. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

• Administratieve en financiële gegevens: deze worden bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen die in Nederland gelden.
• Marketinggegevens: wij bewaren deze gegevens zolang wij uw toestemming hebben of tot u aangeeft geen marketinginformatie meer te willen ontvangen.
• Technische gegevens: cookies en andere technische gegevens worden bewaard volgens de geldende regelgeving en uw persoonlijke instellingen.

Wanneer de bewaarperiode is verstreken, worden de gegevens op een veilige manier verwijderd of geanonimiseerd, zodat ze niet langer herleidbaar zijn tot een individu.

8. Uw rechten als betrokkene

U heeft verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze rechten kunnen te allen tijde worden uitgeoefend door contact met ons op te nemen:

• Recht op inzage: U kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie van deze gegevens ontvangen.
• Recht op rectificatie: U kunt ons verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Recht op verwijdering: U heeft het recht om, onder bepaalde omstandigheden, uw gegevens te laten verwijderen.
• Recht op beperking van verwerking: U kunt ons vragen de verwerking van uw gegevens te beperken wanneer u bijvoorbeeld twijfelt aan de juistheid ervan.
• Recht op bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens wanneer deze is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, zodat u deze kunt overdragen aan een andere partij.

Voor het indienen van een verzoek kunt u contact opnemen via privacyofficer@accountantsverklaring.nl. Wij zullen uw verzoek zo snel mogelijk behandelen, in overeenstemming met de wettelijke termijnen.

9. Cookies en trackingtechnologieën

Onze website gebruikt cookies om uw gebruikerservaring te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen en die ons helpen om bijvoorbeeld uw voorkeuren te onthouden. Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

• Prestatie cookie: deze monitoren op een anonieme wijze dat de basisfunctionaliteiten van onze website werken.
• Sessie cookie: deze cookies worden tijdelijk opgeslagen op de harde schijf van uw computer en blijven actief gedurende uw bezoek aan onze website. Zodra u de website afsluit, worden deze cookies automatisch verwijderd.
• Persistent cookies: deze worden gebruikt om uw surfgedrag bij te houden, zodat wij u gerichte advertenties kunnen tonen.
• Functionaliteit cookies: door middel van deze cookies kunnen wij u specifieke functies aanbieden op onze website.

Bij uw eerste bezoek aan onze website vragen wij u om toestemming voor het gebruik van cookies. U kunt uw cookie-instellingen op elk moment wijzigen via uw browserinstellingen.

10. Wijzigingen in ons privacybeleid

Wij evalueren ons privacybeleid regelmatig om ervoor te zorgen dat het in lijn blijft met de relevante wet- en regelgeving en onze dienstverlening. Eventuele wijzigingen worden op onze website gepubliceerd en duidelijk gecommuniceerd. Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 18 oktober 2024.

11. Contactinformatie en klachtenprocedure

Als u vragen heeft over dit privacybeleid of als u meer wilt weten over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via:

• E-mail: privacyofficer@accountantsverklaring.nl
• Postadres: Accountantsverklaring.nl, Hogehilweg 4, 1101 CC Amsterdam, Nederland

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, hopen wij dat u dit eerst bij ons aankaart zodat wij dit kunnen oplossen. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van privacy in Nederland.